Hướng dẫn phê duyệt của hội đồng, chứng nhận và xây dựng trong fitout thương mại

Con đường từ thiết kế đến phê duyệt thi công có vẻ đơn giản trên giấy tờ.

Tuy nhiên, nếu không được quản lý đúng cách, nó có thể trở thành một trong những nguyên nhân lớn nhất gây chậm trễ và bất định về ngân sách trong một fitout thương mại.

Tại Liteco, chúng tôi đã hoàn thành hơn 800 dự án fitout thương mại.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, các dự án diễn ra suôn sẻ qua quá trình phê duyệt thường có một điểm chung: các yêu cầu phê duyệt được xem xét ngay từ đầu thay vì bị coi là việc phải làm sau.

Hiểu rõ các lộ trình phê duyệt sẵn có là điểm khởi đầu của sự rõ ràng. Quan trọng không kém là biết ai cần tham gia, khi nào họ nên được huy động và ai chịu trách nhiệm quản lý quy trình, điều này giúp tránh chậm trễ và việc làm lại tốn kém.

Fitout thương mại của bạn cần những phê duyệt nào?

Các phê duyệt cần thiết phụ thuộc vào vị trí, phạm vi và mục đích sử dụng dự kiến của dự án, cùng với các kiểm soát và yêu cầu quy hoạch áp dụng cho tòa nhà hiện hữu.

Tại NSW, các công trình fitout thương mại thường thuộc một trong các lộ trình phê duyệt sau.

Phát triển được miễn trừ (Exempt Development)

Một số công trình fitout nhỏ, ít tác động có thể đủ điều kiện là phát triển được miễn trừ và có thể không cần phê duyệt quy hoạch hoặc xây dựng chính thức.

Tuy nhiên, công trình vẫn phải đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn phát triển hiện hành. Các yêu cầu của chủ nhà, ban quản lý tòa nhà và cơ quan chức năng cũng có thể vẫn áp dụng.

Đơn xin phát triển (Development Application, DA)

Đơn xin phát triển (DA) có thể được yêu cầu đối với các dự án liên quan đến thay đổi mục đích sử dụng đáng kể, công trình kết cấu lớn, cân nhắc về di sản, hoặc các công trình không đáp ứng tiêu chí miễn trừ hay phát triển tuân thủ.

DA thường được hội đồng địa phương liên quan thẩm định. Thời gian thẩm định sẽ khác nhau tùy theo dự án, hội đồng, chất lượng hồ sơ và việc có cần thêm thông tin hay chuyển tuyến bên ngoài hay không.

Chứng nhận phát triển tuân thủ (Complying Development Certificate, CDC)

Chứng nhận phát triển tuân thủ (CDC) là lộ trình phê duyệt kết hợp quy hoạch và xây dựng cho các phát triển đủ điều kiện đáp ứng tiêu chuẩn định trước.

CDC có thể được thẩm định bởi hội đồng hoặc tổ chức chứng nhận đã đăng ký, và có thể nhanh hơn, dễ dự đoán hơn so với DA. Tuy nhiên, không phải mọi fitout thương mại đều đủ điều kiện.

Việc xác nhận điều kiện đủ sớm là quan trọng, vì mục đích sử dụng dự kiến, tòa nhà hiện hữu, hạn chế di sản, yêu cầu an toàn cháy nổ và kiểm soát quy hoạch đều có thể ảnh hưởng đến việc CDC có khả dụng hay không.

Chứng nhận thi công (Construction Certificate, CC)

Khi một dự án đã nhận được sự đồng ý phát triển thông qua DA, thường cần một Chứng nhận thi công (CC) trước khi bắt đầu công trình xây dựng.

CC xác nhận rằng bản vẽ và thông số thi công phù hợp với sự đồng ý phát triển và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, xây dựng hiện hành.

Do đó, CC không phải là giải pháp thay thế cho DA hay CDC. Nó là một phần của quy trình sau khi sự đồng ý phát triển đã được cấp.

Tùy theo dự án và lộ trình phê duyệt, một Chứng nhận sử dụng (Occupation Certificate) cũng có thể được yêu cầu trước khi có thể chiếm hữu hoặc sử dụng cơ sở đã hoàn thành.

Vì sao các đội ngũ tích hợp hoạt động tốt hơn

Đây là nơi nhiều dự án gặp khó khăn.

Khi đội thiết kế và đội thi công làm việc độc lập, phê duyệt có thể trở thành một công việc bàn giao thay vì một phần tích hợp của dự án.

Tại Liteco, các đội thiết kế và thi công của chúng tôi làm việc cùng nhau ngay từ đầu. Điều này cho phép các yêu cầu về phê duyệt, tuân thủ và khả năng thi công được xem xét khi thiết kế vẫn đang phát triển.

Tính khả thi kết cấu có thể được xem xét trong giai đoạn thiết kế thay vì bị phát hiện trong giai đoạn chứng nhận.

Vật liệu có thể được chọn và ghi chép với các yêu cầu tuân thủ trong tâm trí, trong khi hệ thống tòa nhà có thể được phối hợp đúng cách trước khi bắt đầu thi công.

Khi một nhà thầu nhận các bản vẽ đã hoàn thành mà chưa đóng góp ý kiến thi công nào, các vấn đề tuân thủ hoặc khả năng thi công có thể bị phát hiện muộn và đòi hỏi phải thiết kế lại.

Tương tự, khi tổ chức chứng nhận nhận hồ sơ không đầy đủ hoặc phối hợp kém, các yêu cầu bổ sung thông tin có thể nhanh chóng tích tụ và làm chậm thẩm định.

Một cách tiếp cận tích hợp nghĩa là đội chịu trách nhiệm triển khai dự án đã đóng góp vào cách nó được thiết kế và ghi chép. Kết quả là hồ sơ rõ ràng hơn, thẩm định hiệu quả hơn và ít vấn đề bất ngờ hơn trong quá trình thi công.

Huy động tổ chức chứng nhận sớm

Thời điểm tốt nhất để huy động tổ chức chứng nhận xây dựng thường là trước khi thiết kế được hoàn thiện.

Các tổ chức chứng nhận đôi khi bị xem như người gác cổng chỉ tham gia vào cuối quá trình thiết kế. Trên thực tế, việc mời họ tham gia sớm có thể giúp thiết lập lộ trình phê duyệt phù hợp và xác định các vấn đề tuân thủ tiềm ẩn trước khi chúng ảnh hưởng đến tiến độ.

Một cuộc trao đổi sớm với tổ chức chứng nhận có thể làm rõ:

Việc xử lý những vấn đề này trong giai đoạn thiết kế có thể giảm khả năng bị yêu cầu thay đổi lớn trong quá trình thẩm định chính thức.

Tại Liteco, chúng tôi tìm cách huy động các tổ chức chứng nhận và chuyên gia tư vấn liên quan sớm, đồng thời duy trì liên lạc xuyên suốt thiết kế và thi công. Điều này giúp việc chứng nhận chính thức trở thành sự xác nhận một thiết kế đã được phối hợp, thay vì lần đầu tiên phát hiện các vấn đề quan trọng.

Những câu hỏi then chốt cần hỏi nhà thiết kế và nhà thầu

Hồ sơ giúp dự án tiến về phía trước

Phê duyệt của hội đồng và tổ chức chứng nhận phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng hồ sơ dự án.

Bản vẽ không đầy đủ, không rõ ràng hoặc không nhất quán thường dẫn đến yêu cầu làm rõ và bổ sung thông tin, có thể làm chậm quá trình phê duyệt.

Tùy theo dự án, thông tin cần thiết có thể bao gồm: